Der Vertrieb trifft mit dem Kunden unterschiedlichste Vereinbarungen. Von Geräten mit und ohne Wartung über einfache Tarife oder komplexe Full-Service-Verträge, Standardgarantien oder verlängerte Garantien bis hin zu Vereinbarungen zu Spezialtarifen für Störungen außerhalb der Bürozeiten. Wenn diese Vereinbarungen nicht gut und einheitlich festgelegt sind, entstehen höchstwahrscheinlich Probleme bei dessen Ausführung und Fakturierung. Die Fakturierung wird in dem Fall zeitraubend und fehleranfällig.  Jede Rechnung muss mit den vorherigen Rechnungen, dem Budget und dem ursprünglichen Angebot verglichen werden. Die Folge? Zusätzliche Kosten, Kapazitätsbelastung und unzufriedene Kunden. Und das, obwohl ursprünglich der Kunde individuell bedient werden sollte.

Instandhaltungsleiter und Lagerverwalter haben immer häufiger mit einem augenscheinlichen Gegensatz zu tun: der Anforderung den Service zu erhöhen und Kosten einzusparen. Ein Dilemma, das mit einer gründlichen Analyse des Ersatzteilbedarfs, der Vorrats- und Folgekosten, Bestellzeiten und internen Prozesse gelöst werden kann.

Das Planen von korrektiven und regulären Wartungen ist ein dauerndes Ausbalancieren zwischen einerseits der Notwendigkeit einer guten Dienstleistung dem Kunden gegenüber und andererseits der Verfügbarkeit von Kapazitäten und Ersatzteilen.
Für die richtigen Entscheidungen ist Eindeutigkeit bezüglich des zu wartenden Objekts und des Standorts notwendig. Insbesondere dann, wenn ein Callcenter die Störungsmeldungen abarbeitet, muss ein vollständiges Skript eingehalten werden. Die zum Objekt gehörigen Produktdaten müssen direkt verfügbar sein, sodass Sie wissen, um welche Ersatzteile es geht. Genauso wichtig ist der Einblick in die Verfügbarkeit der Ersatzteile und das Wissen, welcher Techniker für die Aufgabe qualifiziert ist. Und schließlich müssen Sie die Prioritäten gut abwägen können. Wenn dies nicht gut organisiert ist, geht es in der Praxis häufig schief. Ein nicht qualifizierter Techniker wird mit dem falschen Material zum Auftrag geschickt, regelmäßige Wartungen werden nicht eingeplant oder Störungsmeldungen erhalten die falsche Priorität. So werden Geld und Kapazitäten verschwendet und der Kunde hat berechtigten Grund zur Klage.

Wo befinden sich Ihre Techniker, wenn eine Maschine trotz allm unerwartet ausfällt? Welcher Techniker hat die richtigen Fähigkeiten und kann als Erster vor Ort sein? Wie lange arbeitet ein Techniker an einer spezifischen Lösung? Die Antworten auf diese Fragen bieten Anhaltspunkte um ihre Instandhaltungs- und Serviceprozesse gut rationalisieren zu können.
In der Praxis können Sie diese Antworten nur bekommen, wenn der Techniker den Nutzen dieser Information einsieht und an die Übermittlung mitarbeitet. Damit wissen Sie, wo sich der Techniker befindet, aber auch, wie lange eine spezifische Instandhaltungsart dauert. Nur dann sind Sie in der Lage gut zu planen und Vereinbarungen zu treffen, die Sie auch halten können.