De afdeling Verkoop maakt met de klant een variëteit aan afspraken. Van afspraken over apparatuur met en zonder onderhoud, eenvoudige tarieven of complexe full-service contracten, standaard- of verlengde garanties, tot aan afspraken over speciale tarieven voor storingen buiten kantoortijden. Wanneer deze afspraken niet goed en uniform vastliggen, ontstaan er vrijwel zeker problemen bij het naleven en factureren ervan. Facturatie wordt in dat geval tijdrovend en foutgevoelig. Iedere factuur moet vergeleken worden met voorgaande facturen, het budget en de oorspronkelijke offerte. Het gevolg? Extra kosten, capaciteitsbelasting en ontevreden klanten. En dit terwijl het uitgangspunt juist was om de klant op maat te bedienen.

Maintenance managers en MRO-stock managers krijgen steeds vaker te maken met een ogenschijnlijke tegenstelling: verhoog de servicelevels én bespaar kosten. Een dilemma dat opgelost kan worden met een grondige analyse van de spare parts behoefte, voorraad- en gevolgkosten, besteltijden en interne processen.

Het plannen van correctief en preventief onderhoud is een voortdurend balanceren tussen enerzijds de noodzaak van een goede dienstverlening aan de klant en anderzijds de beschikbaarheid van capaciteit en onderdelen.
Om de juiste beslissingen te kunnen maken, is duidelijkheid over het onderhoudsobject en de locatie noodzakelijk. Zeker wanneer een callcenter de storingsmeldingen afwerkt moet hiervoor een compleet script worden gevolgd. De bij het object behorende productdata dienen direct beschikbaar te zijn, zodat u weet om welke onderdelen het gaat. Even belangrijk is inzicht in de beschikbaarheid van de onderdelen en de monteur die voor de job gekwalificeerd is. Als laatste moet u een goede weging kunnen maken van de prioriteit. Wanneer dit niet goed georganiseerd is, gaat het in de praktijk vaak mis. Een niet gekwalificeerde monteur wordt met de verkeerde materialen op de opdracht afgestuurd, regulier onderhoud wordt niet ingepland of storingsmeldingen krijgen niet de juiste prioriteit. Op deze wijze worden geld en capaciteit verspild en heeft de klant een gegronde reden tot klagen.

Waar bevinden uw monteurs zich wanneer een machine toch onverwachts uitvalt? Welke monteur heeft de juiste skills en kan als eerste ter plekke zijn? Hoelang werkt een monteur aan een specifieke oplossing? De antwoorden op deze vragen bieden handvatten om uw onderhouds- en serviceprocessen goed te kunnen stroomlijnen.
In de praktijk kunt u dat inzicht alleen verkrijgen wanneer de monteur het nut van deze informatie inziet en aan de voorziening ervan meewerkt. Hierdoor weet u waar de monteur zich bevindt, maar ook hoelang een specifiek type onderhoud duurt. Alleen dan bent u in staat goed te kunnen plannen en afspraken te maken met de klant die u ook kunt nakomen.