Uw contract, service en factuur 100% op orde

De afdeling Verkoop maakt met de klant een variëteit aan afspraken. Van afspraken over apparatuur met en zonder onderhoud, eenvoudige tarieven of complexe full-service contracten, standaard- of verlengde garanties, tot aan afspraken over speciale tarieven voor storingen buiten kantoortijden. Wanneer deze afspraken niet goed en uniform vastliggen, ontstaan er vrijwel zeker problemen bij het naleven en factureren ervan. Facturatie wordt in dat geval tijdrovend en foutgevoelig. Iedere factuur moet vergeleken worden met voorgaande facturen, het budget en de oorspronkelijke offerte. Het gevolg? Extra kosten, capaciteitsbelasting en ontevreden klanten. En dit terwijl het uitgangspunt juist was om de klant op maat te bedienen.

Het vastleggen van de gemaakte afspraken in het systeem blijkt vaak een grote uitdaging. Het gebeurt niet volledig en zeker bij maatwerk biedt het systeem niet de noodzakelijke flexibiliteit. Heeft u wel een goed contractsysteem, dan levert dat efficiency en een enorme foutreductie op. U heeft inzicht in de serviceafspraken én het uitgevoerde onderhoud kan geautomatiseerd worden gefactureerd. Het enige wat u nog maar handmatig hoeft te verwerken zijn de uitzonderingen.

Onze aanpak in sales & service management

Centraal in de aanpak van PeachGroup staat het in kaart brengen van uw processen. Wij onderkennen de samenhang tussen alle aspecten van contractmodellen, vastlegging van afspraken, en uitvoering en gereedmelding van onderhoud. PeachGroup heeft de juiste expertise om u te helpen met de keuze voor de juiste contractvorm: welk model of welke combinatie van modellen is het beste van toepassing op uw organisatie? Vervolgens kunnen wij dit vertalen naar een samenhang van processen en software. Het kan voorkomen dat er ook buiten de kaders van het contract werkzaamheden worden verricht of onderdelen moeten worden vervangen. Of dat de klant juist meer verbruikt dan het contract dekt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een hoger materiaalverbruik of meer gemaakte arbeidsuren. PeachGroup richt uw systeem zo in dat deze afwijkingen van uw contract automatisch en correct worden gefactureerd. Zo stroomlijnen wij uw service, factuur en het contract.

De directe voordelen:

• foutenreductie
• snellere facturatie
• inzicht in prijsafspraken
• inzicht in geregistreerde en geaccordeerde uren
• tijdsbesparing

Software voor sales & service management

Voor sales & service management maakt PeachGroup in SAP gebruik van de modules SD ( Sales & Distribution) en CS (Customer Service). Met deze modules kan service en onderhoud met betrekking tot de verhuurde of verkochte apparaten worden gepland en gereedgemeld. Het contract, waarin de service-afspraken zijn vastgelegd, bepaalt bij de facturatie van afzonderlijke werkopdrachten wat aan de klant wordt berekend en wat niet. Op die manier vormen het contract, de uitvoering en de facturatie een gestroomlijnde keten.

Onze resultaten met sales & service management in de praktijk

Voor één van onze klanten realiseerden wij de volgende oplossing, die het aantal handmatige handelingen tot een minimum heeft beperkt:

• In het contract is vastgelegd wat de prijzen zijn voor te verlenen diensten en welke kortingen gelden.
• Bij het aanmaken van een melding bepaalt het systeem of er een geldig onderhoudscontract is.
• De details van het contract zijn direct oproepbaar in de melding.
• De kosten voor de besteedde uren en verbruikte materialen worden direct zichtbaar op het contract.
• Het technisch afsluiten van de werkorder is het signaal voor de facturatie.
• Bij de facturatie worden voor de verleende diensten automatisch de prijzen en kortingen uit het contract voorgesteld.
• De prijzen en kortingen zijn te wijzigen indien bij de uitvoering van het onderhoud is gemeld dat er een handmatige controle of verificatie nodig is.
• Indien er geen indicatie voor een handmatige controle of verificatie is aangegeven, worden de facturen op het einde van de dag automatisch aangemaakt.